🌟 Reisen zu den Geheimnissen der Welt
📄 Dateiname: Büromanagement.md
📂 Speicherort: Geschäftsleitung > 📂 Büromanagement
📅 Version: 2025–2030
📝 Zuständigkeit: Office Manager:in & Assistenz der Geschäftsleitung
1️⃣ 📌 Strukturierter Arbeitsalltag im Büro
Ein klar strukturierter Ablauf stellt sicher, dass sowohl administrative Aufgaben als auch Kundenprozesse reibungslos funktionieren – im Head Office sowie im internationalen Kontext.
Standardisierte Abläufe:
- Täglicher Bürostart: Posteingang, Kalenderabgleich, Weitergabe dringender Anliegen
- Zentrale Aufgabenverteilung per Wochenplan
- Nutzung digitaler Tools wie Microsoft 365, Trello, Lexoffice oder Notion
Korrespondenz & Ablage:
- Sortierung und Archivierung eingehender Kommunikation (analog/digital)
- Erfassung wichtiger Dokumente (Rechnungen, Verträge, Protokolle)
- Verwendung standardisierter Dateinamen & Ordnerstrukturen
Teamunterstützung & Schnittstelle:
- Terminabsprachen mit HR, Reiseplanung, Geschäftsleitung
- Koordination interner Meetings, Protokollführung und Follow-ups
- Organisation von Events, z. B. Kickoff-Calls, Geburtstagsrunden, Teamaktionen
2️⃣ Materialverwaltung & Ressourcenplanung
Das Büromanagement verwaltet alle Bestände und sorgt für die laufende Verfügbarkeit notwendiger Arbeitsmittel.
Bedarfserhebung & Bestellung:
- Abfragebedarf der Fachabteilungen (monatlich oder quartalsweise)
- Bestellung nachhaltiger Büroartikel und Printmaterialien (z. B. Infobroschüren)
- Koordination mit Einkauf und Lieferdiensten (inkl. Tracking & Retouren)
Inventarisierung:
- Verwaltung der Ausstattung (z. B. Laptops, Tablets, Präsentationstechnik)
- Nutzung von Inventarlisten und Gerätekennzeichnungen
- Kontrolle auf Vollständigkeit und Funktionsfähigkeit
Nachhaltigkeit im Blick:
- Einsatz recycelter oder FSC-zertifizierter Materialien
- Müllvermeidung durch gezielten Einkauf & Nutzung digitaler Tools
- Green Office-Prinzipien (Papierverbrauch, Stromsparmaßnahmen, Pflanzenpflege)
3️⃣ Dokumentenmanagement & interne Kommunikation
Ein professionelles und rechtssicheres Dokumentationssystem bildet das Rückgrat des Unternehmens.
Zugriffsrechte & Datenschutz:
- Strukturierte Ordnerhierarchien in SuiteCRM oder OnlyOffice
- Zugriffsrechte nach Abteilung/Projekt definieren
- Einhaltung der DSGVO durch kontrollierte Abläufe und Aufbewahrungsfristen
Wichtige Vorlagen & Arbeitsprozesse:
- Vorlagen für Protokolle, Anträge, interne Mitteilungen
- Versionskontrolle & Änderungsvermerke
- Einrichtung digitaler Checklisten für wiederkehrende Aufgaben (z. B. Reiseabrechnung)
Interne Kommunikation:
- Tägliches Stand-up oder Wochen-Review-Call per MS Teams
- Feedbackformate (z. B. digitales Whiteboard, Ideenpool)
- Regelmäßiger Austausch mit den Abteilungen zur Prozessoptimierung
4️⃣ Vorlagen & Dokumente für das Office Management
📂 Ordner: Administrative Prozesse & Koordination
- 📄 Posteingang_Checkliste.docx
- 📄 Terminplaner_Monatsübersicht.xlsx
- 📄 Materialbestellung_Formular.xlsx
- 📄 Inventarliste_Büroausstattung.xlsx
- 📄 Protokollvorlage_Teammeeting.docx
- 📄 Übersicht_Dokumentenarchivierung.pdf
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