🌟 Reisen zu den Geheimnissen der Welt
📅 Dateiname: digitale-systemarchitektur-prozessautomatisierung.md
📂 Speicherort: Geschäftsleitung > 📂 Unternehmensstrategie
📅 Version: 2025–2030
📝 Zuständigkeit: IT-Verantwortliche:r, Technische Systemadministration & Innovationsmanagement
Eine effektive Kundenverwaltung muss kostengünstig, sicher und skalierbar sein. Nextcloud dient als zentrale Plattform für die Verwaltung der Kundendaten, während kompatible CRM- und Kommunikationslösungen eingebunden werden.
1️⃣ Zentrale Systemplattform: Nextcloud
Nextcloud bildet das Rückgrat der digitalen Unternehmensprozesse bei Mystic Travel – als DSGVO-konforme und skalierbare Open-Source-Lösung. Die Nutzung von Nextcloud als zentraler Hub für interne Prozesse ermöglicht eine effiziente und sichere Automatisierung verschiedener Geschäftsbereiche.
Nextcloud für Dokumentenmanagement & Dokumentenorganisation:
- Strukturierte Ablage aller Verträge, Buchungen und aller Unternehmens-, Reise- und Kundendokumente
- Zentrale AblageIntegration von Nextcloud Office für gemeinsame Bearbeitung
- Automatisierung wiederkehrender Prozesse über Nextcloud Flow (Genehmigungen, Erinnerungen, Updates)
- Rollenbasierte Zugriffsrechte für Abteilungen (z. B. HR, Reiseplanung, Buchhaltung)
- Versionierung, Kommentierung und Änderungsverfolgung
Zusatzmodule & Tools:
- Nextcloud Tables für strukturierte Kundendaten und Reiseübersichten
- Nextcloud Forms für Feedback-Formulare und Reiseumfragen
- Nextcloud Flow zur Automatisierung interner Abläufe (z. B. Erinnerungen, Genehmigungen)
- Nextcloud Talk für Videomeetings und interne Kommunikation
2️⃣ CRM & Kundenbeziehungsmanagement
Kundendatenverwaltung über SuiteCRM:
- Speicherung und sichere Verwaltung aller Kundendaten, Buchungen und Präferenzen innerhalb der Cloud
- DSGVO-konforme Verwaltung mit rollenbasierten Zugriffsrechten
- Zentrale Ablage von Buchungshistorien, Kundenanfragen und bevorzugten Reiseoptionen
- Nutzung von Nextcloud Tables zur strukturierten Datenpflege
Ziel: Integration eines Nextcloud-kompatiblen CRM-Systems zum Aufbau eines skalierbaren, integrierten Systems für Buchungen, Support und Kundenbindung.
CRM-Tools (Nextcloud-kompatibel):
- Kanboard – Internes Aufgabenmanagement
- SuiteCRM – intuitive, modulare Lösung für Kundendaten, Verkaufsprozesse und Projektplanung
- Dolibarr – integriert mit Buchhaltung, Buchungssystem
- Sentrifugo – Mitarbeitermanagementsystem
- EasyAppointments – ermöglicht Kunden Termine zu buchung
Kommunikation & Support:
Digitale Kommunikation:
- calls.disroot.org für Team-Meetings (sichere Videokonferenzen) und interne Kommunikation
- SchildiChat (Element) – Interne und externe Chat & Team-Koordination über matrix.org-Server
- Zammad Helpdesk für internen Support und Wissensmanagement
Support-Tickets
- Zammad oder Freshdesk
Automatisierte E-Mail-Kampagnen
- Mautic (z. B. Buchungsbestätigung, Rückfragen, Newsletter)
Datenanalyse & Kundenverständnis:
- Dashboards & Reports zu Buchungsverhalten, Feedback & Kundensegmenten
- Integration mit Google Looker Studio oder Metabase via API für fortgeschrittene Analysen
3️⃣ Optimierung der Vertriebsprozesse
- Verbindung von Nextcloud mit E-Commerce- und Buchungssoftware WooCommerce für Online-Buchungen
- Automatisierte Rechnungserstellung über Lexoffice oder sevDesk
- Zahlungsintegration für PayPal, Stripe & Sofortüberweisung
Analyse von Buchungstrends durch Dashboards innerhalb Nextcloud
Personalisierte Kundenbetreuung:
- Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen über Nextcloud zur Buchungsbestätigung
- Nutzung von KI-gestützten Analysetools zur Segmentierung und Identifikation von Interessen
- Integration von Live-Support-Funktionen für individuelle Beratungen
4️⃣ Projekt- & Aufgabenmanagement
Ein effizientes Aufgaben- und Projektcontrolling sichert die fristgerechte Umsetzung von Reisen und Kampagnen.
Tools für Projektarbeit & Aufgabenplanung:
- Kanboard – einfaches einfaches Task-Management, visuelle Boards für Teamorganisation
- ClickUp oder Asana – für komplexere Projektstrukturen & Zeitmanagement
Kalender & Fristenmanagement:
- Synchronisierte Kalender in Nextcloud
- Erinnerungs- und Aufgabenmodule im Teamverbund
- Tägliche Stand-ups via Nextcloud Talk oder MS Teams
5️⃣ Finanzbuchhaltung & Gehaltsabrechnung
Um die Kosten für Buchhaltung, Steuerberatung und Unternehmensmanagement dauerhaft niedrig zu halten, werden skalierbare Cloud-Lösungen integriert. Ziel ist die vollständige Digitalisierung & Automatisierung der Unternehmensfinanzen auf Basis kostengünstiger Cloud-Systeme.
Buchhaltung & Rechnungsstellung:
- Lexoffice – automatisierte Rechnungserstellung, DATEV-Export, Steuererklärungen (Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis für Buchhaltung & Steuererklärung)
- BuchhaltungsButler (Automatische Belegverarbeitung)
- SevDesk – einfache Benutzeroberfläche, ideal für Reisebuchhaltung (Einfachste Handhabung für kleine Unternehmen)
- FastBill – Rechnungserstellung & Mahnwesen mit Automatisierung, Belegerkennung & E-Mail-Rechnungen
Lohn & Gehalt:
- Nutzung von DATEV oder FastBill für Lohnbuchhaltung und Gehaltsabrechnung
- PayFit – automatisierte, cloudbasierte Lohnabrechnung (steuerkonform)
- Lexware Lohn & Gehalt – direkte Anbindung an Steuerberater (DATEV), Kostengünstig & direkt mit Steuerberater kompatibel
- DATEV Lodas – Standardlösung für Kanzleien und externe Abwicklung
6️⃣ Steuerlösungen & Controlling
Vereinfachung der Steuerabwicklung durch digitale Prozesse mit kompatibler Buchhaltungssoftware:
Digitale Steuerlösungen:
- Cloud-basierte Finanzbuchhaltung mit Nextcloud-Schnittstellen zu Steuerberatern
- Accountable (Für einfache Steuererklärungen ohne Steuerberater)
- Debitoor (Günstige Buchhaltungssoftware mit Steuerexport)
- Lexware Buchhaltung (DSGVO-konform, mit direkter Steuerberater-Anbindung)
- DATEV SmartTransfer (Elektronische Steuerabwicklung für Buchhaltung)
- Nutzung von Finanz-Analytik-Tools, um Kosten zu optimieren und Erträge zu steigern
- Exportfunktionen zur Weitergabe an Steuerberatung
Diese Lösungskombination stellt sicher, dass das Unternehmen langfristig mit geringen Kosten und maximaler Effizienz arbeiten kann. Sämtliche Prozesse werden über Nextcloud zentral gesteuert, während kostengünstige und skalierbare Online-Dienste für Buchhaltung, Steuerverwaltung und Teamorganisation integriert sind.
Analyse & Budgetplanung:
- Cashflow-Prognosen, Gewinnmargen und Deckungsbeitragsrechnungen
- Finanz-Dashboards via Nextcloud Tabellen, Looker Studio oder Metabase
6️⃣ Vorlagen & technische Dokumente
📂 Ordner: IT-Systemdokumentation & Tools
- 📄 IT_Sicherheitsrichtlinie.docx
- 📄 Toolübersicht_MysticTravel.xlsx
- 📄 Supportprozess_IT_Ticketsystem.docx
- 📄 API_Anbindung_Buchungssystem.pdf
- 📄 Datenschutz_Dokumentationspflichten.xlsx
- 📄 IT_Wartungsplan_Jahresübersicht.xlsx
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